弊社の働き方をご紹介します＜メルマガサンプル＞

今回は弊社の働き方をご紹介いたします。

あなたは「チャット」と聞けば、何を連想しますか？

LINE等、SNSでの「吹き出しでの会話」を連想されるかもしれません。

弊社ではそのバーチャルなチャットの空間がオフィスの役割を果たしています。

スタッフはチャットの空間に「出勤」しています。

チャットに「出勤」した際に、勤怠システムに出勤の記録がされます。

「退勤」もチャット上で行います。

そのため、仕事を一緒にしている仲間の顔が見えない状態で仕事をしています。

不思議ですよね？

僕も当事者ですが、未だに不思議な感じがします。

使っているチャットはSlack（スラック）というツールです。

顔が見えない相手とも、スタンプでのリアクションや、ミーティング機能など、コミュニケーションをサポートしてくれる機能が豊富です。

これにより会社のメンバーの存在が近くに感じられます。

ちなみに弊社では、

「Slack」＋「Google Workspace」＋「勤怠システム」

で、日常業務が完結しています。

「Google Workspace」は、情報の共有、タスクの管理など、ビジネスに必須の機能があります。

データはGoogleのクラウド上に保存されるため、セキュリティは自社パソコン内よりも圧倒的に安全です。

複数のデバイスからアクセスでき、複数人がリアルタイムで編集作業ができます。

ファイルを共有すれば、ExcelやWordをメールに添付することが無くなります。

サイト制作で使う素材や画像データは「Photoshop」クラウドにて社内で共有しています。

お客様のサイトの定期バックアップは、専用に借りている「エックスサーバー」で行っています。

見積書・請求書・領収書システムは、WordPress（ワードプレス）のテーマを利用しています。

WordPressは拡張性の高いシステムですので、セキュリティさえしっかりしておけば基幹業務のシステムも構築できるのです。

こちらはランニング費用がかからないので、もし導入したい方がいらっしゃればご連絡ください。

自分でWordPressの設置ができるよという方は、こちらの記事を参考にしていただければ、見積もり請求システムが簡単に構築できます。
https://www.webroad.co.jp/archives/33227

数百個以上あるID・パスワード管理は、「ロボフォーム」という有料ツールを使っています。

パスワードの使い回しや、覚えておくことに時間を取られることが全く無くなります。

そんな感じで仕事をしている弊社ですが、

「対面で仕事をしていないこと」

を補うために、週に何度か定期的な社内ミーティングを開催します。

こちらはオンラインでお互いの顔が見える状態で行います。

Google meetを利用しています。

これは、SkypeやZOOMと同じオンライン会議システムです。

そのGoogle Meetを使って、来週5月25日(木)13時30分から、WordPressのオンライン講座を行います。

参加者は現在7名です。

Google meetでは、弊社からメールでお送りするURLを開始直前にパソコンでクリックするだけで、オンライン講座に参加できます。

カメラなしマイクなしでご参加いただけます。

ご質問される方は、パソコンに内蔵マイクもしくは、外付けのマイクが必要となります。

行動することがサイト改善につながりますので、迷っておられる方は思い切って参加してくださいね。

参加登録はこちらのフォームからお願いいたします。

折り返し、詳しいご案内を差し上げます。

＜編集後記＞

便利なチャットツールですが、文字だけのやり取りなので必ず誤解が発生します。

誤解を避けるためには丁寧な説明が必要です。

文面と並行して、共有する画像キャプチャがあれば一気に説明がしやすくなります。

画像キャプチャは、Windowsのパソコンですと、WindowsキーとシフトキーとSを同時に押せば、画面上のキャプチャしたい範囲を切り取れます。

これを保存してチャットに添付するのです。

その画像に赤丸などをして明示すれば、文面での説明不足を補えます。

あとは文章の形式です。

社内の近い関係であっても、「どうぞよろしくお願いいたします。」等、最低限の型は必須にするなど、ルール決めが必要です。

よく使う言葉は日本語変換に登録しておきましょう。僕も数百個程度登録しています。
https://twitter.com/atsu_yamaguchi/status/1554394330483531776

（画像はGoogle日本語入力で「い」を変換したところ。単語の登録より、文章を登録して使っています。）

あくまでもビジネスチャットということで、形式を重んじる必要があります。

社内にチャットツールを導入していない会社様は、導入することで社員の文章力も同時に鍛えられますよ。

では来週25日、画面上でお会いしましょう！

と、こんな感じで月に1回、クライアントもしくはお問い合わせをくださった方に向けてメルマガを発行しています。

登録はこちらからどうぞ。

投稿者プロフィール

山口 敦

2004年頃の会社員時代からブログ作成を始める。ブログ作成が楽しくなり、そのまま趣味が高じて2006年にホームページ制作で起業、2008年に株式会社ウェブロードを設立。現在は、個人・中小事業者のWordPressサイト制作・改善を中心に、Web業界17年の知識と経験を生かして、大型案件のWebディレクターとしても活動中。　プロフィールはこちら

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